Dit huishoudelijk reglement bestaat uit een beknopte weergave van de belangrijkste punten uit de Statuten van de Volvo 850 Club Nederland en enkele gedragsregels.

ARTIKEL 1. Bestuur. 

Het bestuur is belast met het dagelijkse bestuur van de vereniging en met de uitvoering van de besluiten van de jaarvergadering. Het bestuur wordt gekozen overeenkomstig het in artikel 3 van het huishoudelijk reglement bepaalde.

ARTIKEL 2. Taak van het bestuur. 

1. De voorzitter heeft tot taak de bijeenkomsten van de vereniging en de bestuursvergaderingen te leiden en die plichten te vervullen die deze functie gewoonlijk met zich meebrengt. 

2. Een ander bestuurslid heeft tot taak bij afwezigheid van de voorzitter diens taak over te nemen. 

3. De secretaris is verantwoordelijk voor het maken van de notulen van de vergaderingen en het bewaren en het verzenden van deze notulen. Tevens behoort tot zijn verantwoordelijkheid het het notuleren tijdens de bestuursvergaderingen en het maken en tijdig verzenden van de agenda voor iedere vergadering. 

Voorts voert de secretaris de correspondentie en beheert de ledenadministratie. De secretaris zal samen met de penningmeester zorgen voor het tijdig innen van de contributiegelden. 

4. De penningmeester voert het beheer over de geldmiddelen en is door het bestuur gemachtigd om betalingsopdrachten te tekenen of betalingen te doen namens de vereniging. Betalingsopdrachten dienen door zowel de penningmeester als de voorzitter te worden ondertekend. 

De penningmeester zal een naar eer en geweten goede boekhouding voeren en zal hiervan rekening en verantwoording afleggen op de jaarlijkse ledenvergadering. Een jaarlijks aan te wijzen kascommissie controleert vóór de jaarlijkse ledenvergadering de gehele boekhouding van het betreffende verenigingsjaar.

ARTIKEL 3. Verkiezing van de bestuursleden. 

De bestuursverkiezing vindt minimaal één keer per 4 jaar plaats tijdens een door het bestuur uit te roepen ledenvergadering. 

Het zittende bestuur draagt een nieuw bestuur, ten minste bestaande uit en voorzitter, een secretaris en een penningmeester, tijdens die jaarvergadering voor. De namen van de door het zittende bestuur voor te dragen kandidaten, dienen samen met de uitnodiging voor de jaarvergadering aan de leden bekend gemaakt te worden. 

Elk lid dat voor een bestuursfunctie voorgedragen wordt, zal hiervoor door het zittende bestuur benaderd zijn en toegestemd hebben om bij verkiezing deze functie te aanvaarden. 

De jaarvergadering heeft het recht schriftelijk tegenkandidaten voor te stellen. Hierbij dient een minimum van drie ondersteunende stemgerechtigde leden in acht genomen te worden. Uiterlijk één week voor de jaarvergadering dienen alle mogelijke kandidaten bij het bestuur bekend te zijn. 

Mocht er meer dan één kandidaat voor een functie zijn, dan zal er schriftelijk op de jaarvergadering worden gestemd en zal deze stemming met een gewone meerderheid van stemmen beslissend zijn. 

Bij een tussentijds ontstane vacature in het bestuur, kan deze functie tijdens een algemene ledenvergadering door verkiezing worden ingevuld. Leden welke een bestuursfunctie hebben vervuld of vervullen, mogen zich herkiesbaar stellen voor een bestuursfunctie.

ARTIKEL 4. Staken van de stemmen. 

Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

ARTIKEL 5. Jaarlijkse ledenvergadering. 

De jaarlijkse ledenvergadering wordt schriftelijk bijeengeroepen door middel van een uitnodiging en een agenda voor de vergadering. 

De jaarvergadering wordt gehouden in de maand januari of februari, tijdens welke een eventueel nieuw bestuur kan worden geïnstalleerd. Het bestuur legt tijdens deze jaarvergadering rekening en verantwoording over het gevoerde beleid in het afgelopen verenigingsjaar aan de leden af. Eventueel aangestelde commissies brengen schriftelijk, met mondelinge toelichting, verslag uit van de activiteiten van het afgelopen verenigingsjaar. Bij goedkeuring van de jaarrekening door de vergadering is het bestuur gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid. Het bestuur draagt haar functies aan een eventuele nieuwe bestuur over.

ARTIKEL 6. De kascontrolecommissie 

Deze commissie heeft tot taak het controleren van de boeken van het betreffende verenigingsjaar vóór de jaarvergadering, en het naar eer en geweten uitspreken van haar goedkeuring of afkeuring tijdens de jaarvergadering. Deze commissie bestaat uit tenminste twee leden, en wordt geruime tijd voorafgaand aan een jaarlijkse ledenvergadering benoemd. Leden van het zittend bestuur zijn van benoeming uitgesloten. 

ARTIKEL 7. Contributie 

De termijnen voor de betaling van de vastgestelde contributie zijn gesteld van datum van aanmelding tot en met 12 maanden daarna. Alle gelden worden op de bankrekening van de vereniging gestort. Elk lid wordt geacht zijn of haar contributie te voldoen binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de betalingsinstructie, tenzij anders door het bestuur bepaald. Bij in gebreke blijven, wordt een boete van 10 % over het verschuldigde bedrag opgelegd en heeft het bestuur het recht om het lidmaatschap ongedaan te maken c.q. te weigeren. Er vindt geen restitutie plaats van contributiegelden na beëindiging van het lidmaatschap. Men is pas officieel lid na betaling van het complete lidmaatschapsgeld. 

ARTIKEL 8. Commissies 

Al naar gelang het programma en de behoefte van de vereniging zullen er commissies van advies en bijstand door een jaarvergadering of door het bestuur worden ingesteld. Voorstellen met betrekking tot wijzigingen in de bestaande commissies van advies en bijstand dienen via het bestuur gedaan te worden. De commissies bestaan uit een voorzitter en één of meer leden. Het aantal leden kan te allen tijde worden aangepast naar behoefte en activiteiten der betrokken commissies, waarbij de procedure als bovengenoemd aangehouden wordt. 

De commissies stellen zich tot taak de diverse werkzaamheden goed voor te bereiden en hiervan via hun voorzitter verslag uit te laten brengen aan het bestuur, dat de desbetreffende voorstellen, zonodig van haar advies vergezeld, kan laten uitvoeren. Uitgaven door de commissies kunnen uitsluitend worden gedaan met instemming van de meerderheid het bestuur. Waarbij de voorzitter ingeval van een ‘gelijke stand’ de beslissende stem heeft.

ARTIKEL 9. Toelating nieuwe leden 

De vereniging bestaat enkel uit leden. Een persoon die middels een ondertekend aanmeldingsformulier kenbaar maakt lid te willen worden, wordt lid op het moment dat zijn of haar naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, type Volvo 850/70-serie en het bouwjaar daarvan bij het bestuur bekend zijn en de contributie volledig betaald is. 

Elk lid heeft het recht een naar zijn of haar mening geschikte persoon voor het lidmaatschap van de vereniging aan het bestuur voor te stellen. Mits deze persoon de bestuurder is van een Volvo 850, een S70, een V70 Classic of een C70. 

Geïnteresseerden voor het lidmaatschap kunnen dit bij het bestuur of secretariaat kenbaar maken middels het opsturen of inleveren van een volledig ingevuld inschrijvingsformulier.

ARTIKEL 10. Verenigingseigendommen

Alle verenigingseigendommen, zoals literatuur, reglementen, verder alle overige op de vereniging betrekking hebbende documenten en voorwerpen, die ter hand worden gesteld aan een verenigingslid, worden nooit eigendom van een lid, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk met of door het bestuur overeengekomen. 

Deze eigendommen zullen bij beëindiging van het lidmaatschap binnen twee weken aan het bestuur ter hand worden gesteld.

ARTIKEL 11. Donateurs

Een gewoon donateur schenkt de vereniging een bedrag, waarvan de minimale hoogte jaarlijks door de jaarvergadering wordt vastgesteld, voor aanwending in een richting, die de vereniging (lees bestuur) zelf kan bepalen. Een gewoon donateur heeft geen uit een donatie voortvloeiende rechten. Hij of zij ontvangt hiervoor wel het clubblad “De Roffel”. 

ARTIKEL 12. Algemene gedragsregels 

Ieder lid van de Volvo 850 Club Nederland dient zich tijdens deelname aan activiteiten of bijeenkomsten te houden aan de regels zoals die op dat moment door de organisatie van het evenement zijn bepaald. Het herhaaldelijk negeren van één of meerdere regels kan royering van uw lidmaatschap tot gevolg hebben.